Ontwikkeling gemeentefonds

Open-einde-regelingen sociaal domein

Beperkte beschikbaarheid gekwalificeerd personeel

Datalekken en/of niet (juiste) naleving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming

Naheffing door belastingdienst

Kosten voormalig personeel

Claims en aansprakelijkheidstellingen

Exploitatierisico bij verbonden partijen

Aanschaf nieuw financieel pakket

Procedurefouten bij inkoop en aanbestedingen

De gemeente is grotendeels afhankelijk van de algemene uitkering. In maart 2019 zijn twee onderzoeken opgestart: "evaluatie verdeelmodellen sociaal domein en onderzoek naar overige verdelingen gemeentefonds". De planning is dat in de meicirculaire 2020 een mogelijk nieuwe verdeling bekend wordt gemaakt. Een mogelijke herverdeling van de algemene uitkering kan gelet op het aandeel in de totale gemeentelijke inkomsten van grote invloed zijn.

1. Bij de periodieke circulaires van het ministerie worden de ontwikkelingen van het gemeentefonds nauwlettend gevolgd en de begroting wordt hierop aangepast.
2. Loon- en prijsontwikkelingen die binnen de algemene uitkering zijn te traceren, worden afzonderlijk als een stelpost in de begroting opgenomen. Hiermee kunnen toekomstige loon- en prijsstijgingen worden opgevangen.
3. Verhoging van algemene uitkering voor nieuw of intensivering van bestaand beleid, worden als algemene stelpost in de begroting opgenomen.  Functionele toekenning gebeurt o.b.v. separate besluitvorming over de uitvoering van dit beleid.

Oorzaak:

Gevolg:

We kennen als gemeente diverse open-einde-regelingen binnen het sociaal domein, namelijk de regelingen die vallen onder de jeugdwet, Wmo 2015 en participatiewet (WWB). Het risico bestaat voor deze regelingen dat er een groter beroep op de regelingen wordt gedaan en dat het budget daardoor ontoereikend is.

1. De gemeente kan - indien er sprake is van bijstandstekorten - een beroep doen op een vangnetregeling om grote tekorten te compenseren. Om daar aanspraak op te maken moet het tekort op het bijstandsbudget groter zijn dan 5% of 30 euro per inwoner (BUIG-uitkering).

2. Per geval kritisch beoordelen of de kosten door gemeente vergoed moeten worden of dat er een andere meer voor de hand liggende voorziening is.

3. Beleidsinhoudelijk worden verschillende maatregelen genomen, zoals de inzet op preventie en vroeg signalering, bieden van passende en duurzame oplossingen en het bevorderen van participatie.

4.In 2018 is gestart met het opstellen van analyses. Naar aanleiding van deze analyses is een projectprogramma opgesteld met als doel meer grip te krijgen op de kosten. Momenteel worden op basis hiervan maatregelen uitgewerkt die de kosten in positieve zin kunnen beïnvloeden.
5. Het hele proces omtrent de toegang tot zorg, wordt onder de loep genomen om tot een meer passende indicatiestelling te komen. Mogelijk leidt dit tot een verlaging van de kosten.

Oorzaak:

Gevolg:

Als gevolg van een aantrekkende arbeidsmarkt kan het voor bepaalde functies/functiegroepen lastig zijn om gekwalificeerd personeel te vinden.

1. Er is een onderzoek uitgevoerd naar de arbeidsmarktpositie van de gemeente Dalfsen in de regio. Op basis van het onderzoek worden concrete instrumenten ontwikkeld die een bijdrage leveren aan het 'aantrekkelijk werkgeverschap'.
2. We sluiten raamovereenkomsten af met uitzendbureaus om snel tijdelijk personeel aan te kunnen trekken.
3. We werken samen in de Talentenregio waarbij we de interne arbeidsmarkt voor elkaar hebben opengesteld.  

Oorzaak:

Gevolg:

Sinds 25 mei 2018 is de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van toepassing. De gemeente is verplicht elk ernstig datalek actief te melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens. De AVG leidt tot meer verplichtingen bij het verwerken van persoonsgegevens. De Autoriteit Persoonsgegevens kan forse boetes opleggen indien de regels uit de AVG worden overtreden.

1: De ICT omgeving is dusdanig ingericht en voorzien van een firewall om onbevoegde toegang te voorkomen.
2: Er zijn procedures en richtlijnen vastgesteld omtrent informatiebeveiliging en het melden van datalekken.
3: Er is en wordt specifieke aandacht besteed aan de bewustwording mbt informatieveiligheid en het omgaan met privacy gevoelige gegevens onder het personeel.
4. Er is een functionaris gegevensbescherming benoemd en een Chief Information Security Officer. Zij werken intensief samen op het gebied van informatieveiligheid en privacybescherming.
5. Binnen de verbijzonderde interne controles wordt specifieke aandacht geschonken aan de AVG.   

Oorzaak:

Gevolg:

Mogelijke naheffing in het kader van BTW, BTW Compensatiefonds, Werkkostenregeling (WKR) en Vennootschapsbelasting (VPB)  bij het niet goed toepassen van de regelgeving.

1. Om de fiscale positie in de organisatie te versterken zijn de structureel toegekende middelen ingezet ten behoeve van inhuur expertise op het gebied van fiscaliteit. In samenspraak met deze fiscaal specialist wordt beoordeeld op welke wijze het toegekende budget het beste structureel ingezet kan worden.
2. De financieel adviseurs hebben een training fiscaliteit gevolgd.
3. In het sjabloon voor B&W-voorstellen wordt extra aandacht gevraagd voor fiscale gevolgen.
4. De interne controle op processen fiscaliteit zijn uitgebreid.  

Oorzaak:

Gevolg:

Het is in de afgelopen jaren incidenteel voorgekomen dat een vaststellingsovereenkomst is opgesteld met daarin een financiële component.
Daarnaast lopen we het risico dat wethouders aanspraak maken op een wachtgelduitkering (maximaal 36 maanden).

- Bij de werving- en selectie van personeel is vanaf schaal 10 een assessment een verplicht onderdeel van de procedure. In het kader van de voorstellen tot ombuigingen 2020 is het mogelijk dat deze maatregel gedeeltelijk vervalt.
- Er wordt toegezien op de juiste toepassing van de 'goed gepraat' gesprekscyclus.
- Bij niet goed functioneren of disfunctioneren worden tijdig gesprekken gevoerd en worden afspraken vastgelegd.
- Voor wat betreft de wachtgelduitkeringen zijn geen beheersmaatregelen getroffen.

Oorzaak:

Gevolg:

De gemeente loopt bij de uitvoering van haar publieke taak risico's op claims door derden zoals aansprakelijkheidsstellingen en gerechtelijke procedures. Met name in de openbare ruimte is sprake van dit risico.

De gemeente is verzekerd voor dergelijke aansprakelijkheidsstellingen. Wel geldt er binnen de aansprakelijkheidsverzekering een eigen risico van € 2.500. Vooral veel materiele schades blijven onder dit bedrag. Indien er sprake is van veel toegekende aansprakelijkheidsstellingen kunnen de kosten oplopen. Dit heeft tevens invloed op de aangeboden premiestelling.

Oorzaak:

Gevolg:

Verbonden partijen vertegenwoordigen een financieel en een bestuurlijk belang. De grootste risico's loopt de gemeente bij de gemeenschappelijke regelingen.

1. De verbonden partijen rapporteren periodiek over de risico's in de planning & control documenten. Door de beleidsmedewerker concerncontrol wordt hier toezicht op gehouden.
2. Door een aantal gemeenschappelijke regelingen wordt eigen weerstandsvermogen aangehouden zodat zij zelf deze risico's kunnen opvangen en/of tijdig kunnen bijsturen.

Oorzaak:

Gevolg:

Momenteel wordt gewerkt aan de vervanging van het financieel pakket. De werking van het financieel pakket is essentieel voor de dagelijkse financiële bedrijfsvoering. Dit geldt voor een efficiënte en effectieve verwerking van het daadwerkelijke betalingsverkeer als het leveren van gevraagde managementinformatie. Het project bevindt zich in de voorbereidende fase op de aanbesteding waardoor onduidelijk is wat de impact van de vervanging is.  

1. opstellen van integraal plan van aanpak (inclusief ICT, AVG, inkoop etc)
2. marktverkenning (extern en intern)
3. opstellen programma van eisen
4. zorgvuldige aanbesteding onder begeleiding van inkoop
5. implementatie volgens plan van aanpak

Oorzaak:

Gevolg:

De gemeente koopt jaarlijks voor een bedrag van circa € 40 mln in. De inrichting van de inkoopfunctie is geborgd binnen de ambtelijke organisatie. Procedurefouten zijn niet uit te sluiten.

1. Sinds 1 april 2018 maken wij op het gebied van inkoop gebruik van de dienstverlening van het Shared Service Centrum ONS. Hiermee is een stap gezet in de verdere professionalisering van de inkoopfunctie.
2. Voor inkoop personeel is in 2018 een (gezamenlijke) Europese aanbestedingen gedaan.
3. Het hele interne proces voor aantrekken personeel is opnieuw in beeld gebracht en vastgelegd, om te zorgen dat de juiste stappen worden gezet, inkoop is hierin meegenomen.
4. Jaarlijks vindt er een analyse plaats met betrekking tot inkopen boven de EU drempelwaarden door de medewerker Verbijzonderde Interne Controle (VIC).
5. In het controleprotocol is opgenomen dat alleen EU aanbestedingen meewegen in de fouttolerantie van de accountant.

Oorzaak:

Gevolg: